Vapefest Finland 2015

Vapefest 2015

Vapefest Finland 2015 22.8.2015, Ravintola LeBonk. Järj. Vapers Finland ry

Tapahtuman kulisseissa, miten tähän päästiin?

Kun saimme virallistettua Vapers Finland yhdistyksen, tuli ensimmäisinä asioina eteen mietintä siitä, miten saamme omille jäsenillemme jotain hauskaa aikaiseksi ja otimmekin vastuun tämän vuoden Vapefest Finland tapahtuman järjestämisestä. Alkuun tuli pohtia missä tapahtuman järjestäisimme, olisiko se edelleen Helsingissä vai olisiko aika vaihtaa kaupunkia. Tulimme yksipuolisesti siihen tulokseen, että ainakin vuoden 2015 Vapefest järjestettäisiin Helsingissä. Tapahtuman luonteen vuoksi pitää kaupunkiin olla mahdollisimman esteetön kulku mistä päin Suomea tahansa. Helsinki on kuitenkin melkoinen risteyskohta sekä ulkomaille että Suomen sisäiselle liikenteelle. Toki vaihtoehtoina mietimme Tamperetta ja muutamaa muutakin isompaa kaupunkia. Tapahtumakaupungin päätöksen jälkeen tulikin eteen itse tapahtumapaikan haarukointi. Samalla mietimme, missä me olemme tällä hetkellä sekä mihin pyrimme yhdistyksenä jotta voisimme hyödyntää tapahtumaa kaikin mahdollisin tavoin.

Rupesin etsimään tapahtumapaikkaa todenteolla ja kohteita tuli kyselyiden perusteella esille useita joita piti käydä läpi tilan sopivuuden sekä muiden seikkojen perusteella. Tiloista listalle pääsi puolenkymmentä paikkaa, joihin otinkin yhteyttä ja rupesin selvittämään Vapefestien järjestämistä kyseisissä paikoissa. Seuraavalle kierrokselle pääsikin enää muutama paikka, joissa kävin paikan päällä juttelemassa ja selvittämässä paikan soveltuvuutta höyryttelytapahtumaan sopivaksi. Miksi kerron teille kaiken tämän? Se selviää hieman myöhemmin.

Kun paikat oli käyty läpi ja selvitetty mikä sopisi meille parhaiten, oli aika ruveta hieromaan sopimusta ravintola LeBonkin kanssa. Sopimukseen päästiin ja pääsimme suunnittelemaan tapahtumaa tarkemmin. Tästä alkoikin jatkuva sähköpostittelu sekä pikaviestimien käyttö sekä itselläni että muiden tapahtuman järjestäjien kanssa. Yhdessä suunniteltiin ja selvitettiin, miten saisimme TEILLE kaikille ikimuistoiset festit.

Olimme useasti yhteydessä sekä kauppiaisiin että tapahtuman mahdollisiin sponsoreihin. Jos joku miettii, että sponsoreiden saaminen on helppoa tässä mittakaavassa, niin suosittelen kokeilemaan.. 😉

Tässä kohtaa alkaa pikku hiljaa selvitä, mitä meiltä kaivataan myyjien sekä sponsoreiden osalta, joten suunnittelussa alkaa vaihe numero 3. Miten saamme kaiken kasaan? Jotta tämä onnistuisi, jouduimme käyttämään välillä myös yön pimeitä tunteja (kesällä nekin ovat onneksi valoisia), sekä koettelemaan jokaisen kärsivällisyyttä. Näin ison tapahtuman järjestämisessä joudutaan aina välillä keskustelemaan useita kertoja samoista asioista, jotta ne saadaan siihen muotoon, mitä te näette festeillä. Aikaa tähän pisteeseen on mennyt jo toista kuukautta, joten aikaa ja vaivaa on tähän käytetty. Samalla tulee toki yhdistykselle muita tehtäviä, joita on pakko hoitaa pois alta, joten tämä hidastaa omalta osaltaan festien järjestämistä.

Tapahtuman ajankohtaa miettiessä jouduimme miettimään kesäloman tärkeyttä perheille ja sen loppumisen merkitystä kävijäkunnalle, joten ajankohdaksi valikoitui jotain tästä väliltä. Onko se hyvä vai huono asia? Sitä on vaikea sanoa, mutta itse olen tyytyväinen Vapefestien ajankohtaan. Tässä kohtaa alkoi olla jo osa sponsoreista selvillä ja jokunen kauppiaskin oli ilmoittanut tulostaan festeille.

Vapefestien aika lähenee ja työ sen ympärillä kasvaa kovaa vauhtia. Sponsoreihin olemme yhteydessä kaikki omilla tahoillamme ja saamme sovittua asiat kuntoon. Alkaa aikataulun viilaaminen ja viimeisten asioiden hoitaminen ennen h-hetkeä. Itsellä alkaa kämmenet hiota ja jännitys kasvaa.

Viimeiset viikot ennen festien alkua on käsillä ja itse kukin järjestelyissä mukana ollut joutuu tekemään pitkiä päiviä sekä hoitamaan asioita jopa omien tehtävien ulkopuolelta, jotta jokainen asia on viimeisen päälle valmis tapahtuman alkaessa.. Ja sitten iskee se totuus: Vapefesteihin on viikko aikaa!!

Vapefest alkaa

Aamun tunteina kun unet olivat jääneet turhankin vähäiseksi, tuli mietittyä mihin tämäkin päivä minut johdattaa. Pikku hiljaa kymmenen aikaa alkaan festien rakennusporukka valua pelipaikoille ja viimeiset suunnitelmat käydään läpi ja sovitaan viimeiset asiat myös itse ravintolan edustajien kanssa. Tapahtuman rakentaminen saadaan hyvään vauhtiin. Kello on jo 12, jolloin ovet avataan ja viimeisiä asioita laitetaan paikalleen. Vapefest Finland 2015 on alkanut.

Alussa väkeä tulee sisään tasaisena nauhana ja saadaan ensi kosketus festien väestä sekä tunnelmasta. Ilmaan leviää nopeasti melkoinen sekoitus erilaisten höyryjen tuoksuja ja ilmassa leijailee festeiltä tuttu utu. Tapahtumaa on kulunut noin tunti, kun itsellä oli sydänkohtaus enemmän kuin lähellä. Tuttu kellon kilkatus herättää takaisin tähän maailmaan ja tajuan rakennuksen palohälyttimien soivan. Asiantuntevasti ravintolan henkilökunta selvittää tilanteen ja pyytää ohjaamaan asiakkaat ulos rakennuksesta. Paloilmoitus oli tullut toisen liikkeen tiloista, mutta rakennus on tyhjennettävä palokunnan saapumiseen mennessä. Palokunta saapuu nopeasti kohteeseen ja tarkastaa hälytyksen aiheuttaneen tilan ja havaittiin, ettei hälytys johdu meistä. Huh, sydämen rytmi palasi takaisin siihen missä sen pitäisikin olla. Festit jatkuvat.

Ihmisiä tulee paikalle yhä lisää ja tunnelma nousee uudelleen kattoon. Höyryn määrä lisääntyy sekä ehdin siinä muiden asioiden ohessa juttelemaan muutamalle vanhalle kaverille kuten myös uusille tuttavuuksille. Kun reilu tunti on mennyt edellisestä palohälytyksestä, sydän pysähtyy sekunniksi kun tajusin että se sama kello kilkuttaa jälleen. Otankin ravintolan edustajan puhutteluun ja sovimme, että menemme yhdessä keskustelemaan paikalle saapuvan palomestarin kanssa missä mennään ja mitä täällä tapahtuu. Palokunta saapuu jälleen paikalle ja menemme katsomaan mitä keskus ilmoittaa.. Keskuksen tiedon mukaan hälytyspaikkana on LeBonkin sähkökaappi. Keskusteltuani palopäällikön kanssa tulemme siihen tulokseen, että meillä on muutama vaihtoehto jolla saamme festit jatkumaan. Keskustelemme yhdistyksen ydinporukan kanssa asiat halki ja vaihtoehtoina on 1. Vapefest 2015 keskeytetään. 2. Höyryttely sisällä kielletään 3. Paikalle hälytetään palovartiointi ja sisällä höyryttely jatkuu, mutta kulut kasvavat huomattavasti sekä palovartioinnin järjestäminen olisi aiheuttanut jopa tuntien katkoksen festeille. Vaihtoehto 1. unohdetaan suorilta käsin, VAPEFESTEJÄ EI KESKEYTETÄ!! Vaihtoehto 3. jätetään myös huomioitta erittäin korkeiden kulujen sekä siitä aiheutuvan katkoksen takia. Vaihtoehdoista jää meille siis ainoastaan numero 2. käteen ja sen hyväksyy palopäällikkö, ravintolan henkilökunta sekä yhdistyksen porukka pienen pettymyksen kera. Tästä ei ole onneksi kuin yksi suunta ja se on ylöspäin.

Asian ilmoittaminen ulkona odottavalle festiväelle jäi puheenjohtajallemme Leif Martinille. Hetki tämän jälkeen asiasta kuulutettiin myös lavalta mikin välityksellä. Muutokset saivat järjestäjäporukan miettimään, miten voisimme nyt toteuttaa suunnitellun ohjelmiston? Tässä vaiheessa annoimme kauppiaille mahdollisuuden siirtää pöytänsä jommallekummalle terassille. Sekä kattoterassille että etupihan terassille saatiin maistelupisteet sekä kattoterassille siirtyi myös yksi kauppias. Höyrypilvikilpailu päätettiin siirtää pakon sanelemana ulkotiloihin kattoterassille. Tapahtuma sai pienen käänteen tässä kohtaa kun sisällä höyryttely kiellettiin, mutta varmasti jokainen ymmärtää, että viimeisimmän hälytyksen jälkeen palokunta olisi alkanut laskuttaa vääristä hälytyksistä sekä muiden ratkaisujen järjestäminen tällä aikataululla olisi ollut itsemurha Vapefesteille. Nyt kuitenkin festit saivat jatkua ja kiertäessäni tapahtumaa huomasin, että porukka viihtyi ulkotiloihin siirtyneissä festeissä todella hyvin ja ymmärsi höyryttelykiellon syyn. Vain muutamalle henkilölle erikseen jouduimme sanomaan, että höyryttely sisällä on kielletty. Itse meinasin muutaman kerran myös erehtyä höyryttelemään sisällä, mutta juuri ennen kun painoin boxistani tulitusnappia, tajusin asian ja tokaisin itselleni EI.

Vapefestit viedään päätökseen kuvakilpailun sekä höyrykilpailun osalta mallikkaasti. Rafflen aikana paikalla on vielä reilusti väkeä odottamassa, olisiko se oma arpa juuri se, jolla voittaisi hienoja sponsoreiltamme tulleita palkintoja. Raffle saadaan päätökseen ja samalla kello on vaivihkaa hiipinyt 21, joten on aika sanoa kävijöille hyvästit ja toivottaa heidät tervetulleiksi myös seuraaville festeille.

Kävijöiden hyvästelemisen jälkeen alkaa armoton tapahtuman purkaminen, sillä LeBonkin iltaklubi on meidän jälkeemme ja kaikki pitää saada ennen sitä kuntoon. Noin kello 22.30 kun viimeiset tavarat ovat autoissa lastattuna, jätimme hyvästit myös ravintolan henkilökunnalle. Tästä minulle tuli jotenkin erittäin tyhjä olo, oliko tämä nyt tässä? Miksi tämä ei voi kestää vielä edes vähän aikaa?

Itsellä väsymys painoi kuitenkin sen verran, että jouduin toteamaan, että klo 10 alkanut tapahtuman rakentaminen ja noin klo 22.30 päättynyt yli 12 tunnin päivä vei kyllä mehut isostakin miehestä. Ei muuta kuin auton nokka kohti kotia ja pää tyynyyn. Sängyssä vielä kävin läpi päivän tapahtumat ja sen, mitä kaikkea tämä päivä jättää minuun sekä muistoina että tuttavuuksina. En olisi voinut olla kaikesta huolimatta onnellisempi, takki hieman tyhjempänä, mutta kokemusta rikkaampana.

Tämä kaikki sai minunkin silmäni avautumaan ja tajuamaan, miksi näitä tapahtumia järjestetään. Ei järjestämisen ilosta pelkästään vaan myös siksi, että me järjestäjät tehdään tapahtumaa teille, juuri teille jotka paikalla olitte. Iso kiitos LeBonkin henkilökunnalle ja muistakaa, että tapahtui mitä vaan niin kaikki järjestyy kyllä. Toinen iso kiitoksien ryöppy minun on annettava muille järjestäjille ja avustajille. Ydinporukan panos sekä vapaaehtoisten apu mahdollisti tämän kaiken.

Iso kiitos siis kuuluu seuraaville henkilöille:

Qualus, Marzu, Marko, Yakosei, Jorelma, Kirka-, Nisca, Henke, Jtieli, Jamppa, Rotax, Realisti, Jlemmetti, vgaani, tinyphantazma sekä kaikille niille vapaaehtoisille jotka olitte mukana <3

Iso kiitos myös KAIKILLE festikävijöille

Kiitos kaikille myös muiden pääjärjestäjien, Maaritin ja Jorin puolesta!

Toivottaa

Sami Eräluoto AkA conii

Rahastonhoitaja/Tapahtumajärjestäjä.

Kuvakisan voittajat: